Wie kann ich meine Veranstaltung verschieben?
Finde heraus, wie du deine Veranstaltung verschiebst und deinen Ticketkäufern Rückerstattungen oder die Möglichkeit einer Spende anbieten kannst.
Manchmal gibt es keine andere Möglichkeit, als deine Veranstaltung zu verschieben. Hier erfährst du mehr über die Optionen, die du hast, wenn du deine Veranstaltung verschieben möchtest.
Wie kann ich meine Veranstaltung verschieben?
1. Gehe zum „Dashboard“.
2. Wähle „Veranstaltungen“.
3. Suche die Veranstaltung, die du verschieben möchtest, und klicke rechts auf das Dropdown-Menü.
4. Wähle „Refund settings“.
5. Wähle „Veranstaltung neu planen“ und wähle eine der unten beschriebenen Optionen. Wenn du eine Rückerstattung für deine Veranstaltung durchführen möchtest, kannst du die Rückerstattungsoption auswählen. Lies hier mehr über die Rückerstattung deiner Veranstaltung.
Option 1: Event neu planen – Option zum Beantragen einer Rückerstattung.
Die erste Möglichkeit besteht darin, deine Veranstaltung zu verschieben. Wenn du ein neues Datum auswählst, können Ticketkäufer, die nicht mehr zur Veranstaltung kommen können/wollen, eine Rückerstattung beantragen.
Wenn du deine Veranstaltung verschieben möchtest, kannst du wählen, ob Eventix deinen Besuchern eine automatisierte E-Mail senden soll. In dieser E-Mail erklären wir, dass die Veranstaltung verschoben wurde und die Besucher eine Rückerstattung beantragen können, indem sie auf den beigefügten Link klicken. Dieser Link führt sie zur order status page (derselbe Link, den sie beim Kauf von Tickets erhalten), wo der Besucher eine Rückerstattung beantragen kann. Wenn du möchtest, dass Eventix keine E-Mail sendet, gehe dann zu Option 2.
Achtung: Dies bedeutet nicht, dass wir die Kommunikation mit deinen Besuchern übernehmen. Wir versenden diese E-Mails nur, um diesen Prozess reibungslos zu gestalten. Wir wiederholen: du kannst diese automatisierten E-Mails auch deaktivieren.
Bevor du Einstellungen änderst, musst du erst das Datum der bestehenden Veranstaltung auf das neue Datum ändern, an dem die Veranstaltung stattfinden wird. Du kannst sogar das Datum für vergangene Veranstaltungen ändern.
Nachdem du deine Veranstaltung neu geplant hast, kannst du die anderen Veranstaltungseinstellungen problemlos ändern. Wir bitten dich jedoch 4 Tage zu warten, bevor du andere Einstellungen änderst, da die 'alten' Einstellungen in die E-Mail an die Besucher aufgenommen werden. Sobald du dies getan hast, ist es wichtig, dass du uns dies mitteilst, damit wir deine Tickets mit einem neuen Datum generieren können. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass alle deine Teilnehmer die richtigen Tickets herunterladen.
Achtung: Wenn du Ticket Images mit einem Datum verwendest, ist es wichtig diese zu ändern und erneut hochzuladen, bevor wir die Tickets neu generieren.
EVENTIX-TIPP: Du möchtest wahrscheinlich wieder Tickets für deine Veranstaltung verkaufen, um die Restkapazität deiner Veranstaltung zu füllen. Am besten kannst du ein neues Ticket erstellen, damit du einfach sehen kannst, wie viele neue Tickets verkauft wurden.
Wähle ein Enddatum und eine Endzeit für die Rückerstattungsanträge. Ticketkäufer können nur bis zu dieser Frist eine Rückerstattung beantragen. Wenn eine Person innerhalb des ausgewählten Zeitraums keine Rückerstattung beantragt hat, gehen wir davon aus, dass die Person mit dem neuen Datum einverstanden ist. Am Ende des Prozesses wird eine Bilanz über den zurückzuzahlenden Gesamtbetrag erstellt. Außerdem, weißt du so auch gleich wie viele Tickets du noch für die Veranstaltung verkaufen kannst. Wähle das Enddatum also nicht zu nah an der Veranstaltung.
Achtung: Wenn Eventix eine E-Mail an deine Ticketkäufer sendet, verwenden wir den Namen und das Datum der Veranstaltung, wie sie in unserem System registriert sind. Bevor du mit den Rückerstattungseinstellungen beginnst, musst du nur das neue Veranstaltungsdatum in unser System eingeben, aber (noch) NICHT den Veranstaltungsnamen. Verdeutlichung: Ändere nicht den Veranstaltungsnamen, aber ändere das Veranstaltungsdatum, bevor du mit der Rückerstattung beginnst.
Einstellungen:
Timeline:
Wir senden deinen Ticketkäufern innerhalb von 48 Stunden eine E-Mail mit Anweisungen, wie sie eine Rückerstattung beantragen oder eine Spende machen können und wann die Frist abläuft.
Nach dem Einsendeschluss wird das Formular für Ticketkäufer zur Beantragung einer Rückerstattung geschlossen. Wir gehen davon aus, dass alle Ticketkäufer, die das Formular nicht ausgefüllt haben, mit dem neuen Veranstaltungstermin einverstanden sind.
In der Woche nach dem Einsendeschluss berechnen wir die Höhe der zu zahlenden Erstattungen. Möglicherweise musst du das Guthaben deines Firmenkontos im Dashboard erhöhen, damit wir die Rückerstattungen durchführen können. In diesem Fall senden wir dir einen Zahlungslink per E-Mail.
Sobald ein ausreichendes Guthaben auf deinem Firmenkonto vorhanden ist, werden wir die Rückerstattungen vornehmen.
Ticketkäufer, die eine Rückerstattung beantragt haben, erhalten ihr Geld innerhalb von drei bis fünf Werktagen zurück. Außerdem werden wir die Tickets der Ticketkäufer, die keine Rückerstattung beantragt haben, für den neuen Veranstaltungstermin neu generieren. So wird das Datum auf dem Ticket aktualisiert.
Option 2: Veranstaltung verschieben - Keine E-Mail.
Du kannst deine Veranstaltung auch verschieben, ohne eine automatisierte E-Mail an deine Ticketkäufer zu senden. In diesem Fall solltest du selbst eine E-Mail senden. Wähle dazu die Option “Veranstaltung neu planen” im Dashboard, deaktiviere jedoch die Option für Eventix automatische E-Mails an deine Ticketkäufer zu senden.
Da du diese Option gewählt hast, sendet Eventix keine E-Mails an deine Ticketkäufer, daher ist es wichtig, dass du deine Ticketkäufer darüber informierst, dass die Veranstaltung verschoben wird. Einzelne Ticketkäufer, können eine Rückerstattung beantragen mit der Bestätigungs-E-Mail, die sie bei der Bestellung erhalten haben. Der Link zu den Tickets führt stattdessen zu einem Formular, über das sie eine Rückerstattung beantragen können.
Auch für diese Option ist es wichtig, dass du ein Enddatum festlegst. Der Einsendeschluss wird den Ticketkäufern nicht mitgeteilt, ist aber dennoch wichtig. Der Einsendeschluss teilt uns mit, wann dieser Zeitraum abgelaufen ist, damit wir einen Saldo von den Rückerstattungen berechnen können.
EVENTIX-TIPP: Du möchtest wahrscheinlich wieder Tickets für deine Veranstaltung verkaufen, um die Restkapazität deiner Veranstaltung zu füllen. Am besten kannst du ein neues Ticket erstellen, damit du einfach sehen kannst, wie viele neue Tickets verkauft wurden.
Einstellungen (E-Mail deaktiviert):
Timeline:
Innerhalb von 48 Stunden ändern wir die Seite, auf der deine Ticketkäufer ihre Tickets herunterladen können, damit sie eine Rückerstattung beantragen können. Diese Seite können sie erreichen, indem sie in der Bestätigungs-E-Mail, die sie beim Kauf ihrer Tickets erhalten haben, auf "Ticket(s) herunterladen" klicken. Der Link bleibt bis zum von dir gewählten Abschlussdatum aktiv.
Nach Ablauf der Frist wird das Formular für Ticketkäufer zur Beantragung einer Rückerstattung geschlossen. Wir gehen davon aus, dass alle Ticketkäufer, die das Formular nicht ausgefüllt haben, mit dem neuen Veranstaltungstermin einverstanden sind.
In der Woche nach dem Einsendeschluss berechnen wir die Höhe der zu zahlenden Erstattungen. Möglicherweise musst du das Guthaben deines Firmenkontos im Dashboard aufladen, damit wir die Rückerstattungen durchführen können. In diesem Fall senden wir dir einen Zahlungslink per E-Mail zu.
Sobald ein ausreichendes Guthaben auf deinem Firmenkonto vorhanden ist, werden wir die Rückerstattungen vornehmen.
Ticketkäufer, die eine Rückerstattung beantragt haben, erhalten ihr Geld innerhalb von drei bis fünf Werktagen zurück. Wir werden auch die Tickets der Ticketkäufer, die keine Rückerstattung beantragt haben, für das neue Veranstaltungsdatum neu generieren, dadurch wird das Datum auf dem Ticket aktualisiert.
Schritt 2
Du musst uns den Betrag, den wir erstatten sollen, zur Verfügung stellen. Damit dies so schnell wie möglich geschieht, senden wir dir einen Zahlungslink. Sobald die Zahlung erfolgt ist, beginnen wir mit der Rückerstattung deiner Ticketkäufer. Wenn du den Zahlungslink nicht bezahlen kannst, kontaktiere uns bitte.
Sobald der Link bezahlt ist, dauert es 3-5 Werktage, bis deine Ticketkäufer ihr Geld auf ihrem Konto haben. Leider haben wir keinen Einfluss auf diesen Prozess, das hängt von der Bank ab.
Achtung: Kommuniziere den Prozess deutlich mit deinen Ticketkäufern. Die E-Mail, die wir in Option 1 senden, ersetzt NICHT die Kommunikation zwischen dir und deinen Ticketkäufern.
Wenn du Fragen zum Verschieben deiner Veranstaltungen hast, kannst du uns per Chat oder per E-Mail an info@eventix.io erreichen.
