14, June 2024

Die Akkreditierung von Veranstaltungen meistern: Ein umfassender Leitfaden für Organisatoren

Was genau ist eine Akkreditierung? Und wie kannst du sie am effektivsten für deine Veranstaltungen nutzen? Bei der Eventmanagement-Plattform In2event wissen sie genau, was funktioniert und was nicht. In diesem Leitfaden tauchen wir in die Welt der Veranstaltungsakkreditierung ein und erklären dir alles, was du wissen musst, um loszulegen.


Die Akkreditierung von Veranstaltungen verstehen

Die Akkreditierung von Veranstaltungen verstehen


Die Planung einer erfolgreichen Veranstaltung erfordert viel Liebe zum Detail. Die Akkreditierung von Veranstaltungen spielt eine große Rolle, wenn es darum geht, dass jeder Aspekt - vom Catering über die Kleidung der Crew bis hin zur Verwaltung der Gästeliste - mit höchster Effizienz gehandhabt wird. 


Definition von Akkreditierung

Kurz gesagt: Beim Akkreditierungsmanagement geht es darum, sicherzustellen, dass die richtigen Leute den richtigen Zugang und die richtigen Gegenstände haben, wenn sie sie brauchen. In diesem Artikel gehen wir im Detail darauf ein, was das genau bedeutet. 


Die Bedeutung der Akkreditierung

Wenn du es richtig machst, hilft dir ein genaues Akkreditierungsmanagement dabei:

  • Zugangskontrolle;

  • Sicherheit;

  • Crowd Management;

  • Sicherheit;

  • Ressourcenmanagement.


Arten der Veranstaltungsakkreditierung

Arten der Veranstaltungsakkreditierung


Zugang

Im Wesentlichen ist die Zugangsakkreditierung eine Möglichkeit, die Teilnehmer einer Veranstaltung zu verwalten und sicherzustellen, dass nur Personen mit einer entsprechenden Genehmigung bestimmte Bereiche betreten können, die nicht für die Allgemeinheit zugänglich sind. 


Diese Akkreditierung beinhaltet oft die Ausgabe von Armbändern, Abzeichen oder Tickets. Diese bestätigen nicht nur die Berechtigung zur Teilnahme, sondern gewähren auch Zugang zu bestimmten Bereichen oder Aktivitäten innerhalb der Veranstaltung, die für die Allgemeinheit nicht zugänglich sind. Bei In2event nennen wir diese Bereiche einfach "Access Zones". Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Auf einem Festivalgelände gibt es einen Bereich, der den Künstlern vorbehalten ist. Nennen wir ihn das Künstlerdorf. Du möchtest, dass nur Künstler, Backstage-Crew, Tourmanager, Caterer usw. Zugang zu diesem Bereich haben. Der Zugang zum Artist Village wäre eine Akkreditierung für diese Personen. Du willst nicht, dass zufällige Gäste in diesem Bereich als Groupies auftreten. Deshalb werden sie nicht mit der Artist Village-Akkreditierung ausgestattet. 


Die Arbeit mit Zutrittszonen verbessert die Sicherheit deiner Veranstaltung erheblich. Als Organisator/in bestimmst du genau, wer sich wo bewegen darf. Jeder kann genau dorthin gehen, wo er hin muss, aber auch nur dorthin. 


Die Zugangsakkreditierung ist eine der wichtigsten Formen der Akkreditierung. Manche Organisationen hören damit auf, aber es gibt noch so viele andere Möglichkeiten. 


Catering-Akkreditierung

Die Akkreditierung des Caterings ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Veranstaltungsorganisation. Sie beinhaltet eine durchdachte Planung, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer deiner Veranstaltung gut gespeist und zufrieden sind. Wir alle wissen, dass eine gut genährte Crew eine glückliche Crew ist. Mit einer Catering-Akkreditierung kannst du dich auch auf die VIP-Gäste konzentrieren und ihnen eine ausgewählte Auswahl an Snacks und Getränken anbieten, um ihr Gesamterlebnis zu verbessern. Dies bietet auch die Möglichkeit, Informationen über Ernährungsgewohnheiten zu sammeln, um einen individuelleren und entgegenkommenderen Catering-Service anbieten zu können.


Ein entscheidender Vorteil der Akkreditierung des Caterings im Voraus ist die Verringerung der Abfallmenge während der Veranstaltung. Wenn du im Voraus weißt, wer an der Veranstaltung teilnimmt und welche Mahlzeiten benötigt werden, kannst du den Verpflegungsprozess rationalisieren, unnötige Überschüsse minimieren und die Ressourcen optimieren. Wenn du weniger verschwendest, werden deine Veranstaltungen nachhaltiger. 


Parkscheine und Logistik

Die Akkreditierung von Parkplätzen ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Veranstaltungsplanung, der sich auf die Bequemlichkeit und Logistik des Transports der Teilnehmer/innen konzentriert. Die Gewährleistung eines reibungslosen und organisierten Parkvorgangs trägt wesentlich zum Gesamterfolg einer Veranstaltung bei. Bei der Akkreditierung geht es darum, die Parkplätze strategisch zu verwalten und bestimmte Bereiche für verschiedene Gruppen wie VIPs, Personal und allgemeine Besucher/innen bereitzustellen.


Durch die frühzeitige Zulassung von Parkplätzen können Veranstaltungsorganisatoren die Anzahl der Fahrzeuge vorhersehen und Parkplätze effizient zuweisen, um Staus zu vermeiden und die An- und Abreise für alle Teilnehmer zu erleichtern. Dieser proaktive Ansatz verbessert nicht nur den Gesamtablauf der Veranstaltung, sondern trägt auch zu einem positiven und stressfreien Erlebnis für die Teilnehmer/innen bei.

Eventix Tipp

Wusstest du, dass du über unsere Integration mit In2event auch Parktickets an deine Gäste verschicken kannst? Auf diese Weise weißt du genau, wie viele Fahrzeuge du erwarten kannst!


Kleidung und Ausrüstung

Bei vielen Veranstaltungen trägt die Crew Markenshirts oder Uniformen. Oft gibt es mehrere Arten von Kleidung, um die Mitglieder der Crew zu unterscheiden. So kannst du das Personal während des Auf- und Abbaus und während der gesamten Veranstaltung leicht identifizieren und verwalten. Aber wer bekommt welches Hemd? Und wie viele? Welche Größen? Wenn du diese Fragen im Voraus klärst, geht die Ausgabe der Kleidung schnell und reibungslos vonstatten und alle können sich sofort an die Arbeit machen. 


Darüber hinaus spielt die Akkreditierung der Ausrüstung eine entscheidende Rolle in der Veranstaltungslogistik. Egal, ob es sich um Ton- und Lichttechniker, technische Unterstützung oder Bühnenmanagement handelt, es ist wichtig, dass die richtigen Personen Zugang zur benötigten Ausrüstung haben. Mit In2event kannst du alle Arten von Ausrüstung registrieren. Verfolge, wer was hat und wann es zurückgegeben wurde. Die Verwaltung deines Inventars verhindert nicht nur den Verlust von Ausrüstung, sondern optimiert auch den Arbeitsablauf und trägt so zur Gesamteffizienz der Veranstaltung bei.


Ein erfolgreicher Ansatz

Ein erfolgreicher Ansatz für das Akkreditierungsmanagement


Wenn es um die Organisation von Veranstaltungen geht, kann die Bedeutung einer gut ausgeführten Akkreditierungsmanagementstrategie gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Ein erfolgreicher Akkreditierungsansatz ist nicht nur eine Frage der sorgfältigen Planung, sondern der Grundstein, auf dem die gesamte Veranstaltung aufgebaut ist.


Werkzeueg nutzen

Der Einsatz effizienter Tools, wie zum Beispiel einer Softwareplattform wie In2event, ist entscheidend für die reibungslose Verwaltung von Veranstaltungsakkreditierungen. Unsere Plattform ermöglicht es dir, alle notwendigen Punkte im Voraus hinzuzufügen, sie Personen zuzuweisen oder den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich selbst zu akkreditieren, um den Genehmigungsprozess zu vereinfachen. Durch die Automatisierung dieser Verfahren arbeitest du nicht nur effizienter, sondern sparst auch wertvolle Zeit.


Neben der Software ist es wichtig, dass du bei deiner Veranstaltung auch Tools für die Zugangsberechtigung einsetzt. Armbänder oder Ausweise spielen dabei eine wichtige Rolle, denn sie geben auf einen Blick Auskunft über die Zugangsbereiche und die Berechtigungen einer Person. Das ist besonders praktisch für das Sicherheitspersonal an den Eingängen. Eine weitere Möglichkeit ist die Einrichtung von Drehkreuzen an verschiedenen Eingängen. Mithilfe eines QR-Codes auf einem Armband oder einem Ausweis können sich die Teilnehmer/innen über ein Selbstkontrollsystem auf dem Veranstaltungsgelände bewegen, was die Zugänglichkeit und den Komfort der Veranstaltung insgesamt verbessert.

Eventix Tipp

Wusstest du, dass du in den Event-Einstellungen deines Events in unserem Dashboard spezielle Gästetickets erstellen kannst? So behältst du ganz einfach den Überblick darüber, wen du eingeladen hast und wer ein bezahlter Gast und wer ein "freier" Gast ist. 


Werkzeuge kombinieren und Synergien nutzen 

Wenn es gut ist, ein Tool zu benutzen, ist es großartig, zwei Tools zu benutzen! Die Nutzung der Synergie zwischen Eventix und In2event ist ein entscheidender Vorteil. Es wird deine Arbeitslast erheblich erleichtern und deine Leistungsfähigkeit steigern. Die bestehende API ermöglicht die nahtlose Integration von Eventix-Tickets in die In2event-Plattform und erhöht damit den Komfort und die Funktionalität des Akkreditierungsmanagements.


Die meisten Gäste müssen nicht hinter der Bühne herumlaufen. Sie werden nur eine allgemeine Zugangsberechtigung haben. Durch die Integration von In2event und Eventix ist es möglich, Gästelisten in In2event zu erstellen, sie über die Plattform einzuladen und ihrem Briefing Eventix-Tickets beizufügen. So können sie die Veranstaltung durch den Haupteingang betreten und nicht durch den Eingang für die Crew. 

Eventix Tipp

Wusstest du, dass du Eventix-Tickets über In2event verschicken kannst, wenn du unsere Integration mit In2event in unserer App-Bibliothek eingerichtet hast? Deine eingeladenen Gäste werden mit einem Eventix-Ticket erscheinen, sodass du nicht mit verschiedenen Scan-Geräten herumlaufen musst. Alle gültigen Eintrittskarten können von den Eventix-Scannern gescannt werden, und so weißt du genau, wie viele Personen (und wen) du gerade vor Ort hast!


Vorbereiten, vorbereiten, vorbereiten

Eine gründliche Vorbereitung des Akkreditierungsmanagements ist der Schlüssel zu einer reibungslosen Veranstaltung. Nimm dir die Zeit, alles richtig vorzubereiten, denn die Lösung von Problemen in diesem Bereich erfordert später auf der Veranstaltung deutlich mehr Aufwand, als wenn du dir anfangs Zeit für die Planung nimmst.


Es ist wichtig, dass du dir genau überlegst, welche Artikel du anerkennen willst, wie du sie kategorisierst und welche Grenzen für jeden einzelnen Artikel gelten. Wenn du dir diese Aspekte im Voraus überlegst, schaffst du eine solide Grundlage für einen reibungslosen Akkreditierungsprozess. Das erleichtert nicht nur die Anmeldung der Teilnehmer/innen, sondern minimiert auch mögliche Komplikationen während der Veranstaltung, was das Gesamterlebnis für Organisator/innen und Teilnehmer/innen deutlich verbessert. 

Die Investition von Zeit und Aufmerksamkeit in der Anfangsphase zahlt sich später durch eine erfolgreiche und reibungslos verlaufende Veranstaltung aus.


Zu vermeidende Fehler

Zu vermeidende Fehler


Wenn es um die Akkreditierung von Veranstaltungen geht, gibt es einige Fehler, die Organisatoren vermeiden sollten, um einen reibungslosen und effizienten Ablauf zu gewährleisten. 


Technische Integration übersehen

In erster Linie kann das Übersehen der technischen Integration zu manuellen Fehlern und Verzögerungen führen. Die Einführung einer Plattform kann die Effizienz steigern, Echtzeitdaten liefern und den gesamten Akkreditierungsprozess rationalisieren.


Warteschlangenmanagement vergessen

Die Verwaltung der Warteschlangen ist ein weiterer wichtiger Aspekt, der nicht außer Acht gelassen werden sollte. Ein schnelles und gut organisiertes System ist entscheidend, und es ist von Vorteil, die Check-in-Punkte entsprechend festzulegen. Der Eingang prägt den ersten Eindruck der Teilnehmer/innen, daher ist es wichtig, ihn positiv zu gestalten. Sorge für eine ausreichende Anzahl von Schaltern und Personal, um lange Warteschlangen und Verzögerungen zu vermeiden.


Unflexibel sein 

Flexibilität ist der Schlüssel zur Akkreditierung von Veranstaltungen. Sei auf unerwartete Änderungen vorbereitet, z. B. wenn ein Unternehmen einen anderen Mitarbeiter schickt, sich die Hemdengröße ändert oder die Essenswünsche nicht mitgeteilt wurden. Solche Anpassungen sollten möglich sein, ohne ein Chaos zu verursachen. Ebenso wichtig ist es, das Personal an den Schaltern zu schulen, damit es mit solchen Situationen umgehen kann.

Logistisches Akkreditierungs Management

Logistisches Akkreditierungs Management bei Paaspop


Für ein interessantes Beispiel eines komplexen Akkreditierungsmanagements haben wir mit Bart van de Klundert gesprochen. Der IT-Manager der This Is Live Group verwaltet u.a. die Akkreditierungseinstellungen für Paaspop. Wir wollen herausfinden, wie sie das Akkreditierungsmanagement zu ihrem Vorteil nutzen. 


Das Akkreditierungsverfahren für Paaspop ist eng mit den verschiedenen Besuchergruppen und den daraus resultierenden logistischen Abläufen verbunden. Es gibt spezielle Check-in-Punkte für den Norden, den Süden und den Campingbereich, um eine effiziente Lenkung der Besucher je nach ihrer Herkunft zu gewährleisten.


Die Paaspop-Teilnehmer kommen aus verschiedenen Teilen des Landes, was angesichts des Standorts ein anspruchsvolles Logistikprojekt darstellt. Indem sie jedem Teilnehmer eine Nord- und eine Süd-Akkreditierung zuweisen, können sie die Logistik schon früh in Angriff nehmen. Wenn jemand am Nordeingang einchecken muss, hat er auch einen Nord-Parkausweis und alle seine Mahlzeiten werden an den Catering-Ständen im Norden serviert. Dadurch, dass der Check-in mit diesen anderen Einrichtungen verbunden ist, müssen weniger Wege zurückgelegt werden, und die großen Teilnehmergruppen werden aufgeteilt. 


Die Akkreditierungsstellen sind auch nach der Art der Besuchergruppen aufgeteilt. Der Nordeingang ist für reguläre Crewmitglieder vorgesehen, während der Südeingang für Künstler und Gäste reserviert ist und der Campingbereich nur für Crewmitglieder ist, die auf dem Campingplatz arbeiten. Diese sorgfältige Aufteilung ist aufgrund der Größe des Veranstaltungsortes notwendig und dient dem Crowd Management, um Verkehrsströme und Staus an den Schaltern zu bewältigen.


Gelernte Erkenntnisse

Nach so vielen erfolgreichen Ausgaben von Paaspop weiß die Organisation jetzt: Es wird immer wieder kurzfristige Änderungen bei Personen und ihren Akkreditierungen geben. Um sich darauf vorzubereiten, hat Paaspop eine WhatsApp-Gruppe eingerichtet, in der die Organisation mit den Check-in-Schaltern und Mitgliedern des Projektteams in Kontakt bleibt. Sie haben klare Regeln aufgestellt, was kommuniziert werden muss, um eine schnelle Lösung zu finden.  


 Auf der In2event-Plattform erstellen sie pro Tag eine Produktionsanfrage für kurzfristige Ergänzungen und neue Personen, die das Festival besuchen. Auf diese Weise ist alles leicht zu dokumentieren. 


Eine weitere wertvolle Lektion, die Bart teilen möchte: Stelle sicher, dass jeder in deinem Team gut über die Plattform informiert ist, die du verwendest. Jeder sollte wissen, wie er durch das System navigieren und einfache Probleme selbst lösen kann. 


Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein gut dokumentiertes und strukturiertes Akkreditierungssystem für die reibungslose Durchführung von Paaspop unerlässlich ist.

Fazit

Fazit


Zum Abschluss unseres umfassenden Leitfadens zur Akkreditierung von Veranstaltungen: Die Akkreditierung von Veranstaltungen ist eine Kunst, die eine sorgfältige Planung, eine strategische Ausführung und den effektiven Einsatz von Hilfsmitteln umfasst. Egal, ob es um den Zugang, das Catering, das Parken oder die Crew-Logistik geht, jedes Element trägt zu einem reibungslosen und unvergesslichen Event bei. Wie Paaspop gezeigt hat, ist ein gut organisiertes Akkreditierungssystem der Schlüssel zu einem reibungslosen Ablauf jeder Veranstaltung und sorgt dafür, dass Organisator/innen, Crew und Teilnehmer/innen ein Erlebnis haben, das ihre Erwartungen übertrifft.


Wenn du Fragen hast, kannst du gerne einen Termin mit dem Customer Support Team von In2event vereinbaren. Wir werden dir alles erklären, was du wissen musst. 

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