Der erste Schritt bei der Organisation eines Events sollte die Erstellung eines Projektplans und eines Budgets sein. Der Projektplan skizziert alle wesentlichen Aspekte der Veranstaltung, wie Standort, Kapazität, Musikgenre oder Programm, Zielgruppe, Sicherheit usw. Anschließend dient der Projektplan als Hauptdokument, um die erforderlichen behördlichen Genehmigungen und Zulassungen zu erhalten. Das Budget ist oft Teil des Projektplans und übersetzt deine operativen Pläne in eine finanzielle Planung und Prognose.
Im Budget unterscheidet man in der Regel zwischen folgenden Kostenkategorien sowie zwischen fixen und variablen Kosten.
Personalkosten – Fixkosten
Hierbei handelt es sich hauptsächlich um die Lohnkosten der Freiberufler, die vom Veranstalter für bestimmte Abteilungen engagiert werden und sowohl in der Vorbereitung als auch vor Ort tätig sind. Betrachte diese als erweiterte Teammitglieder zusätzlich zu deinem festen Personal.
Wenn beispielsweise eine Abteilung wie das Produktionsteam für bestimmte Aufgaben während des Events (Aufbau, Unterstützung des Personals usw.) eingestellt werden muss, werden diese Arbeitskosten im entsprechenden Teilbudget, z. B. Produktion, berücksichtigt und dort veranschlagt.
Kosten für den Veranstaltungsort – teilweise fix
Die Miete des Veranstaltungsortes, einschließlich aller notwendigen Einrichtungen und Genehmigungen, macht einen erheblichen Teil des Budgets aus. Es ist wichtig, im Voraus klare Vereinbarungen darüber zu treffen, was in der Miete enthalten ist und was nicht. Die Kosten für die Location können bei großen Events auch variabel sein (abhängig von Vereinbarungen).
Alle kommunalen Kosten, Genehmigungen und (falls erforderlich) Umweltuntersuchungen sind fix.
Sicherheit und Gesundheit
Sobald die Gemeinde dir eine Genehmigung erteilt hat, kannst du damit anfangen, die Gesamtkosten für Sicherheit und Gesundheitsversorgung zu ermitteln. Der Standort, die Art der Veranstaltung, die Dauer und vor allem die Anzahl der Besucher bestimmen, wie viel Sicherheit und medizinische Versorgung du bereitstellen musst. Dazu gehören Sicherheitskräfte, Erste-Hilfe-Stationen, Trinkwasserversorgung usw.
Jede Gemeinde hat strenge Richtlinien, die du bei der Planung mit Sicherheits- und Gesundheitsdienstleistern beachten must.
Produktionskosten für Bühne und Ausstattung – teilweise variabel
Dies umfasst sowohl logistische Elemente wie Zäune, Zufahrtsstraßen, Parkplätze und Verkehr als auch die Bühnenproduktion, einschließlich Beleuchtung und Ton. Auch die Dekoration des Veranstaltungsortes fällt in diese Kategorie.
Die Dekoration ist der einzige Teil, der als teilweise variabel angesehen werden kann, da du den Veranstaltungsort in vielen Fällen nach deinen Wünschen gestalten kannst.
Künstler und Unterhaltung – teilweise variabel
Die Kosten für die Buchung von Künstlern, einschließlich ihrer Anforderungen und Transport, können erheblich sein und sollten frühzeitig in das Budget aufgenommen werden. Wir betrachten diese Kosten als teilweise variabel, da du dein Event auch ohne Bekanntgabe des vollständigen Line-ups starten kannst. Basierend auf dem Erfolg des frühen Ticketverkaufs kannst du die Ausgaben erhöhen oder reduzieren.
Marketingkosten – variabel
Dies sind die Kosten für Online- und Offline-Marketingkampagnen, um das gewünschte Publikum für dein Event zu gewinnen. Marketing ist entscheidend.
Als Veranstalter arbeitest du am geplanten Konzept, den Inhalten und der Marke, die du im Sinn hast. Fokussierst du dich auf bestimmte Musikrichtungen? Legst du besonderen Wert auf Dekoration oder auf dein kreatives Programm und die Produktion? Es gibt so viele Events, und die Besucher suchen nach einzigartigen Erlebnissen. Daher ist es wichtig, dass dein Event aus der Masse heraussticht und die Besucher sehen, was du zu bieten hast.
Beim Online-Marketing können die Werbeausgaben pro verkauftem Ticket leicht nachverfolgt werden. Wir empfehlen daher, mit dem Online-Marketing zu beginnen, um verschiedene Zielgruppen und Anzeigen zu testen.
Wenn deine Kampagnen online getestet wurden und gut laufen, kannst du auch mit Offline-Marketing arbeiten. Offline-Marketing ist in der Regel schwieriger nachzuverfolgen und birgt daher mehr Risiken. Wir betrachten diese Kosten als variabel, da du dieses Budget im Laufe der Zeit leicht anpassen kannst.
Speisen und Getränke (F&B) – variabel
Bei großen Events gibt es Dutzende von Bars und damit auch hohe Ausgaben. Denke an Pagodenzelte, Theken, Ausschankgeräte usw. Diese Hardwarekosten sind relativ hoch. Daher kann es sich lohnen, deinem Lieferanten exklusive „Vertriebsrechte“ anzubieten (wenn dein Event groß genug ist). Denke an Anbieter wie Swinkels, Heineken, Inbev usw.
Die Zusammenarbeit mit diesen Unternehmen bedeutet, dass sie bei der Veranstaltung Exklusivrechte haben, sowohl für alkoholische als auch für nichtalkoholische Getränke. Du kannst natürlich jederzeit Ausnahmen vereinbaren. Diese Vereinbarungen setzen sich wie folgt zusammen:
Gebühr für den Veranstalter
Preis pro Hektoliter (je niedriger der Preis, desto attraktiver für die Besucher)
Hardware-Vereinbarungen: Die Lieferanten übernehmen oft selbst die Kosten für die Ausstattung
Unvorhergesehene Kosten
Oft gibt es Teile des Budgets, die eine Marge für unvorhergesehene Ausgaben benötigen. Als Faustregel gilt, dass alle variablen Budgets eine individuelle Marge haben sollten: etwa 10% für variable Kategorien, etwa 5% für fixe Kategorien und ein Gesamtbudget für Unvorhergesehenes von etwa 5%.
Bei Budgets, die relativ unvorhersehbar und variabel sind, ist die Wahrscheinlichkeit unvorhergesehener Kosten viel höher. Wenn es beispielsweise stark regnet und du Planken brauchst, um Wasserpfützen zu beseitigen oder eine Schlammschlacht zu verhindern, können unvorhergesehene Kosten zu den Produktionskosten hinzukommen.
Man sollte beachten, dass diese Kostenkategorien eher für Festivalveranstalter relevant sind. Die Budgets für Indoor-Clubnächte sehen ganz anders aus, vor allem weil man weniger Produktionskosten hat und die Einnahmen aus der Bar oft vollständig oder teilweise dem Veranstaltungsort vorbehalten sind.
Für jede Kostenkategorie kann man die Kosten pro Besucher berechnen, indem man die Gesamtkosten dieses Postens durch die Anzahl der Besucher teilt. So erhält man für jeden Posten einen spezifischen Betrag pro Besucher. Wenn man alle Kosten addiert und die Summe durch die Anzahl der (erwarteten) Besucher teilt, erhält man die durchschnittlichen Kosten pro Besucher.
Die Berechnung der durchschnittlichen Kosten pro Besucher ist entscheidend für die Festlegung des Ticketpreises. Durch den Vergleich der Gesamtkosten pro Besucher mit den erwarteten Einnahmen aus deinen Einnahmequellen kannst du einen Ticketpreis festlegen, der die Kosten deckt und einen Gewinn (oder zumindest eine gesunde finanzielle Bilanz) sicherstellt. So vermeidest du Verluste und gewährleistest die Rentabilität deines Events.
In der Regel sind mehrere Budgetdurchläufe erforderlich, um ein endgültiges Budget zu erstellen. Du und dein Team sollten das Projekt und die Produktionspläne überprüfen, um Prioritäten zu setzen und Kosten zu senken, bis du ein Budget mit einem angemessenen und realistischen Ticketpreis hast, der dir am Ende einen Gewinn ermöglicht.
Lade dir diese Vorlage (EN) herunter, die dir bei der Budgetierung deines Events hilft.
Hinweis: Die Vorlage geht davon aus, dass du für dein Festival Wertmarken verwendest. Wenn du Bargeld oder bargeldlose Zahlungssysteme verwendest, gib stattdessen den erwarteten Umsatz für Speisen und Getränke in das Feld „Umsatz pro Konsumtyp“ ein.
